Ủy thác xuất nhập khẩu là một dịch vụ được doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ khái niệm, vai trò, cũng như thủ tục cần thiết trong quá trình ủy thác. Hãy cùng với ITS Logistics tìm hiểu chi tiết về ủy thác xuất nhập khẩu trong bài viết dưới đây!

1. Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?  

Ủy thác xuất nhập khẩu là nghiệp vụ thuê ngoài (outsourcing) một đơn vị vận chuyển uy tín (forwarder), tổ chức hoạt động xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp (bên có nhu cầu ủy thác) đến thị trường nước ngoài, đồng thời nhập khẩu hàng hóa về thị trường nội địa. Để đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch, quá trình ủy thác phải được thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý, phù hợp với quy định của pháp lệnh về hợp đồng kinh tế.

2. Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu dành cho đối tượng nào?

Đối tượng phù hợp để sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, bao gồm:

• Cá nhân không có tư cách pháp nhân, không thể giao dịch và ký hợp đồng với đối tác nước ngoài.
• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kinh nghiệm về giao thương quốc tế, cũng như thủ tục, hình thức làm việc với cơ quan hải quan.
• Doanh nghiệp có nhu cầu xuất – nhập khẩu hàng hóa mới hoặc hàng hóa đặc biệt.
• Doanh nghiệp không tin tưởng nhà cung cấp quốc tế; có khuynh hướng ủy thác cho đơn vị thứ 3 thay thế thực hiện thẩm định, đàm phán, ký kết hợp đồng và hoàn thiện bộ chứng từ xuất – nhập khẩu.

3. Ủy thác xuất nhập khẩu có lợi ích và rủi ro nào?

Lựa chọn dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, doanh nghiệp vừa nhận được lợi ích to lớn, nhưng đồng thời đối mặt với rủi ro phát sinh, cụ thể:

3.1 Lợi ích của ủy thác xuất nhập khẩu

Dưới đây là một số lợi ích dành cho doanh nghiệp khi thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu:

– Giảm thiểu chi phí

Thay vì đầu tư một bộ phận thực hiện xuất – nhập khẩu , doanh nghiệp có thể hợp tác với công ty vận chuyển trung gian để tiết kiệm chi phí. Đa phần nhà cung cấp dịch vụ ủy thác là đơn vị giàu kinh nghiệm trong ngành, có quan hệ tốt với hãng tàu và hải quan nên giá cước thấp hơn so với chi phí tự tiến hành.

– Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Khi tổ chức hoạt động xuất – nhập khẩu, ngoài chuẩn bị cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết, doanh nghiệp phải tốn thời gian hoặc thuê nhân lực để tìm hiểu, tiến hành thủ tục vận chuyển. Đó là chưa kể trong quá trình thực hiện, có thể xảy ra sai sót về giấy tờ, dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều lần và từ đó, ảnh hưởng đến tiến độ.

Như vậy, nếu sử dụng dịch vụ ủy thác, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nhân lực đáng kể. Nhờ vào đội ngũ nhân viên giàu chuyên môn của công ty đã hỗ trợ giải quyết vấn đề liên quan đến C/O, Bill, THC, VGM, thủ tục hải quan, kiểm dịch thực vật và hun trùng.

– Đảm bảo quá trình vận chuyển ổn định

Lựa chọn công ty ủy thác uy tín giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ – chứng từ quan trọng; đóng gói hàng hóa chỉn chu, từ đó đảm bảo tính an toàn và ổn định trong suốt quá trình vận chuyển.

– Nâng cao chất lượng và hiệu suất

Đơn vị forwarder uy tín đưa ra giải pháp vận chuyển linh hoạt, giúp hàng hóa được đến nơi nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh.

– Chia sẻ rủi ro

Với dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, nếu sự cố bất ngờ xảy ra thì doanh nghiệp được bù đắp một phần tổn thất từ công ty vận chuyển. Ngoài ra, khi liên kết với forwarder uy tín, doanh nghiệp cũng được tư vấn, hỗ trợ lựa chọn bảo hiểm hàng hóa phù hợp, để giải quyết rủi ro nhanh chóng.

Nhìn chung, lợi ích của ủy thác xuất nhập khẩu đến từ cách lựa chọn công ty vận chuyển uy tín của doanh nghiệp. Trên thị trường hiện nay, quý doanh nghiệp có thể hợp tác với đơn vị giàu chuyên môn và kinh nghiệm nhiều năm như 3W Logistics. Chúng tôi mang đến giải pháp xuất – nhập khẩu linh hoạt, với chi phí cạnh tranh và dịch vụ chuyên nghiệp, đảm bảo quy trình minh bạch, đáp ứng tốt quy định hải quan để từ đó, giúp cho hàng hóa được thông quan thuận lợi, sớm nhất.

3.2 Rủi ro trong quá trình ủy thác xuất nhập khẩu

Ngoài đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu còn có rủi ro phát sinh, bao gồm:

– Rủi ro đối với đơn vị thực hiện ủy thác

Do thay thế doanh nghiệp đứng tên trong giấy tờ nên đơn vị thực hiện ủy thác phải chịu trách nhiệm pháp lý trong suốt quá trình vận chuyển. Trường hợp phát sinh sự cố hoặc vi phạm quy định pháp luật thì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến đơn vị làm dịch vụ ủy thác.

– Rủi ro đối với doanh nghiệp có yêu cầu ủy thác

• Doanh nghiệp, cá nhân có yêu cầu ủy thác phải thanh toán chi phí cho công ty vận chuyển (hay còn gọi hoa hồng ủy thác).
• Do thực hiện ủy thác nên doanh nghiệp trở nên bị động, phải phụ thuộc vào đơn vị trung gian, dẫn đến hoạt động kinh doanh diễn ra chậm hơn so với dự tính.

4. Tìm hiểu về quy trình ủy thác xuất nhập khẩu

Ủy thác xuất nhập khẩu bao gồm hình thức ủy thác xuất khẩu và ủy thác nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai, hoặc kết hợp cả hai với nhau, theo quy trình như sau:

4.1 Đối với ủy thác xuất khẩu

Quy trình ủy thác xuất khẩu bao gồm 5 bước, cụ thể:

• Bước 1: Bên ủy thác đưa ra danh sách hàng hóa được xuất khẩu cho Bên tiếp nhận ủy thác. Mục đích là để kiểm tra mặt hàng liệu có phù hợp để vận chuyển không.
• Bước 2: Bên ủy thác lựa chọn hình thức xuất khẩu và sau đó, ký hợp đồng với Bên tiếp nhận ủy thác.
• Bước 3: Bên ủy thác cung cấp chứng từ, tài liệu có liên quan cho Bên tiếp nhận ủy thác.
• Bước 4: Bên tiếp nhận ủy thác chuẩn bị hồ sơ (bao gồm invoice, packing list, C/O), đóng gói hàng hóa và thực hiện thủ tục hải quan.
• Bước 5: Sau khi hàng hóa được thông quan thuận lợi, Bên ủy thác tiến hành thanh toán chi phí vận chuyển cho Bên tiếp nhận ủy thác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

4.2 Đối với ủy thác nhập khẩu

Đối với ủy thác nhập khẩu, quá trình thực hiện được diễn ra với 5 bước sau đây:

• Bước 1: Bên ủy thác thảo công văn yêu cầu Bên tiếp nhận ủy thác nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu, đồng thời đính kèm các loại giấy tờ liên quan đến mẫu mã, thông số của mặt hàng được nhập khẩu.
• Bước 2: Bên tiếp nhận ủy thác tiến hành đặt hàng với đối tác nước ngoài. Lúc này, đối tác gửi thông báo đồng ý, cùng với danh sách mẫu mã, bảng giá chi tiết về sản phẩm.
• Bước 3: Bên tiếp nhận ủy thác có trách nhiệm thông báo cho Bên ủy thác. Trường hợp Bên ủy thác đồng ý thì Bên tiếp nhận ủy thác tiến hành soạn thảo hợp đồng. Sau đó, hai bên bàn bạc điều kiện, để cuối cùng ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
• Bước 4: Bên tiếp nhận ủy thác thay thế Bên ủy thác ký hợp đồng với đối tác nước ngoài. Tiếp theo là chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ có liên quan cho quá trình nhập khẩu.
• Bước 5: Bên tiếp nhận ủy thác thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu, bao gồm khai báo hải quan chi tiết về hàng hóa, hóa đơn và phiếu đóng gói; tiến hành kiểm nghiệm – kiểm dịch thực vật, nộp thuế cho cơ quan hải quan. Cuối cùng, vận chuyển hàng hóa về kho bảo quản và liên hệ với Bên ủy thác để tiếp nhận.

5. Một số lưu ý khi thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu

Để hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp ủy thác và doanh nghiệp tiếp nhận ủy thác cần lưu ý vấn đề sau đây:

5.1 Về hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu là một loại hợp đồng dịch vụ, bao gồm điều khoản thanh toán, quyền và trách nhiệm giữa đôi bên. Điều này đòi hỏi Bên ủy thác và Bên tiếp nhận ủy thác phải tuân thủ, thực hiện đúng với thỏa thuận bên trong, để không phải xảy ra tranh chấp hoặc vấn đề rắc rối sau này.

5.2 Thuế VAT khi thực hiện xuất nhập khẩu

Quá trình ủy thác xuất nhập khẩu có thể phát sinh 2 giao dịch thuế: giao dịch kinh tế và giao dịch ủy thác.

• Đối với giao dịch kinh tế: Thuế VAT bao gồm thuế xuất – nhập khẩu hàng hóa hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Đối với giao dịch ủy thác: Thuế VAT được tính vào chi phí dịch vụ, cụ thể là 10%.

5.3 Nắm rõ về trách nhiệm giữa đôi bên

Để bảo vệ quyền lợi và tránh xảy ra tranh chấp không mong muốn, cả Bên ủy thác và Bên tiếp nhận ủy thác phải nắm rõ trách nhiệm giữa đôi bên.

– Đối với đơn vị có yêu cầu ủy thác:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, bao gồm model, thông số kỹ thuật để Bên tiếp nhận ủy thác tiến hành đặt hàng.
• Phối hợp với Bên tiếp nhận ủy thác đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài.
• Chuyển tiền để Bên tiếp nhận ủy thác thanh toán cho nhà bán hàng.
• Thanh toán phí dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.

– Đối với đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác:

• Chú ý xem xét giấy tờ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu kỹ lưỡng.
• Hãy tiếp nhận dịch vụ ủy thác tại nhà kho của Bên ủy thác, hay còn gọi EXW. Điều này đảm bảo hàng hóa được khai báo chính xác, không phải mặt hàng nằm trong danh mục bị cấm.
• Đàm phán, ký hợp đồng ngoại thương và thanh toán chi phí cho đối tác nước ngoài.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kê khai, thanh quyết toán các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT cho hàng hóa nhập khẩu.
• Lưu giữ toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng ủy thác, hợp đồng thương mại (Contract) ký với đối tác nước ngoài, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) do hãng tàu hoặc hàng không cung cấp, tờ khai hải quan hoặc biên lai nộp thuế (nếu có).

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu mà không đủ nhân lực hoặc chưa có kinh nghiệm thực hiện, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn