Hiện nay, cụm từ ủy thác xuất nhập khẩu đang được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp tìm hiểu nhiều hơn do họ đang có nhu cầu xuất nhập khẩu các mặt hàng từ nước ngoài về Việt Nam và ngược lại. Nhưng họ lại chưa thực sự nắm rõ được quy trình và thủ tục cụ thể của ủy thác xuất nhập khẩu, do đó cần có một công ty có đủ uy tín để đứng ra ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa cho các bên có nhu cầu. Vậy ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Hãy cùng ITS Logistics Việt Nam chúng tôi cùng nhau tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác nhập khẩu hay còn được gọi là Outsourcing là một quá trình một cá nhân, công ty hoặc tổ chức chuyển giao hoặc giao phó các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa cho bên thứ ba. Thông thường các cá nhân, công ty hoặc tổ chức sẽ thuê một bên có chuyên môn chuyên về lĩnh vực xuất nhập khẩu để giúp thực hiện và tiến hành các quy trình, thủ tục và các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển, khai báo hải quan, xử lý tài chính và các vấn đề về pháp lý liên quan.

Qua việc ủy thác xuất nhập khẩu cho bên thứ ba, cá nhân, công ty hoặc tổ chức có thể tập trung vào việc như sản xuất, tiếp thị hoặc nghiên cứu và phát triển chất lượng sản phẩm trong khí các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và các hoạt động liên quan được bàn giao cho bên thứ ba có năng lực và kinh nghiệm vận hành. Điều này sẽ giúp giảm thiểu công sức, tăng cường hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa

Quy trình ủy thác xuất khẩu hàng hóa

Quy trình ủy thác xuất khẩu hàng hóa bao gồm những bước sau đây:

• Bước 1: Xác định nhu cầu ủy thác: Bên xuất khẩu xác định rõ nhu cầu và lý do cần ủy thác xuất khẩu hàng hóa ( mục tiêu và lợi ích thông qua việc ủy thác )
• Bước 2: Lựa chọn đối tác ủy thác: Bên xuất khẩu sẽ tìm kiếm và lựa chọn một đối tác ủy thác trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa có kinh nghiệm, chuyên môn, đáng tin cậy và phù hợp với yêu cầu.
• Bước 3: Thỏa thuận hợp đồng và chuẩn bị các tài liệu liên quan: Bên xuất khẩu và bên ủy thác sẽ tiến hành ký kết hợp đồng quy định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và phạm vi của các bên. Sau đó bên xuất khẩu sẽ phải tiến hành cung cấp các thông tin, tài liệu và các chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn xuất khẩu, thông tin sản phẩm và các giấy tờ, chứng từ liên quan khác.
• Bước 4: Làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu và đưa về kho mà bên mua chỉ định.
• Bước 5: Xử lý thanh toán: Sau khi bên ủy thác đã tiến hành xử lý hải quan và vấn đề vận chuyển hàng hóa thì bên xuất khẩu hàng hóa sẽ tiến hành làm các thủ tục thanh toán liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa bao gồm xử lý các hồ sơ thanh toán, các phương thức thanh toán dựa theo các điều khoản đã ký kết.
• Bước 6: Lưu hồ sơ đơn hàng

Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng hóa

Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng hóa bao gồm những bước như sau:

• Bước 1: Xác định được nhu cầu và mục tiêu nhập khẩu hàng hóa
• Bước 2: Các bên trao đổi và thống nhất về thông tin hàng hóa cần nhập khẩu, thông tin bên bán, phương thức thanh toán và phương thức nhận hàng
• Bước 3: Thanh toán tiền hàng cho bên bán hàng hóa và bên vận chuyển theo như điều kiện đã được thống nhất. Bên mua phải chuyển tiền cho đơn vị ủy thác để trả chi phí cần thiết
• Bước 4: Làm thủ tục thông quan cho hàng hóa nhập khẩu và đưa hàng hóa về kho đã được chỉ định
• Bước 5: Kết toán chi phí và lưu hồ sơ đơn hàng

Những lưu ý khi thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa

• Kiểm tra hàng hóa có nằm trong diện hàng hóa cấm nhập khẩu hay tạm ngừng nhập khẩu hay không và cần có những giấy tờ gì khi tiến hành ủy thác xuất nhập khẩu
• Kiểm tra rõ năng lực và kinh nghiệm của bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa
• Hàng hóa có thuộc dạng cần phải xin phép giấy tờ hoặc kiểm tra chất lượng hay không. Nếu như cần thì bên ủy thác phải xin giấy phép hoặc là tiến hành làm kiểm tra chất lượng
• Sau khi có bộ chứng từ hàng hóa thì bên nhận ủy thác sẽ làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo các quy định hiện hành

Trách nhiệm của đơn vị nhận ủy thác

• Đàm phán và ký kết hợp đồng với bên cung cấp hàng hóa nước ngoài
• Làm các thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa
• Thanh toán tiền cho bên bán hàng nước ngoài
• Khai và nộp các loại thuế như : thuế nhập khẩu, thuế VAT,… theo như quy định của nhà nước
• Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn thương mại,…
• Xuất trả hàng về kho địa điểm của bên ủy thác và hóa đơn VAT đối với hàng nhập khẩu

Trách nhiệm của bên ủy thác

• Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu như model, thông số kỹ thuật,…cho bên nhận ủy thác
• Phối hợp với bên ủy thác đàm phán với bên cung cấp hàng hóa
• Chuyển tiền cho bên ủy thác xuất nhập khẩu để tiến hành thanh toán hàng hóa
• Phối hợp nhận hàng ( kiểm hàng cùng bên ủy thác,…)
• Thanh toán các chi phí dịch vụ ủy thác

Vì sao cần phải ủy thác xuất nhập khẩu

Có nhiều lý do tại sao các cá nhân và doanh nghiệp cần phải sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Một số lý do quan trọng như sau:

• Chuyên môn và kinh nghiêm: Nếu như các cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ thương mại hoặc các vấn đề về tìm nguồn hàng để tự tiến hành việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Khi đó, việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa là một giải pháp phù hợp với họ để có thể có được thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Tập trung được vào các nghiệp vụ chính: cá nhân và công ty có thể tập trung vào nghiệp vụ quan trọng như tiếp thị và phát triển thương hiệu sản phẩm mà không tốn nhiều thời gian vào các nghiệp vụ phức tạp khác khi chưa đủ kinh nghiệm để cáng đáng các nghiệp vụ khác nhau.
• Giảm rủi ro và đảm bảo được chất lượng sản phẩm: Đối tác ủy thác xuất nhập khẩu có thể đảm bảo có thể giảm các rủi ro có thể gặp phải khi thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa như về tài chính, hải quan, tìm nguồn hàng và tìm hiểu về các quy định về thuế ưu đãi. Họ có kỹ năng, kinh nghiệm và quy trình rõ ràng và kiểm soát được chất lượng dịch vụ, đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật nghiệp vụ.

Tóm lại, việc sử dụng ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa giúp cho các cá nhân hoặc công ty sử dụng dịch vụ tận dụng được tối đa lơi ích từ đó. Từ chuyên môn, kinh nghiệm và quy mô dịch vụ của bên đối tác cung cấp dịch vụ ủy thác, đồng thời cũng có thể tập trung vào các hoạt động chính và giảm thiểu được các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Những vấn đề thường gặp phải khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Các cá nhân và doanh nghiệp thường gặp phải những vấn đề khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu như sau:

• Sử dụng dịch vụ ủy thác thông qua các thỏa thuận miệng nên không an toàn và không có tính giá trị pháp lý.
• Các hợp đồng được ký bởi các cá nhân không có năng lực pháp lý theo quy định
• Các điều kiện, trách nhiệm, biên pháp khắc phục hậu quả, bồi thường không được nêu rõ trong hợp đồng ủy thác giữa các bên
• Không có các cơ chế giải quyết khi hàng hóa xuất nhập khẩu gặp phải các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan
• Quyền và nghĩa vụ của các bên mỗi khi có tranh chấp phát sinh

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu mà không đủ nhân lực hoặc chưa có kinh nghiệm thực hiện, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn