1. Giới thiệu về Shipping Instruction

Shipping Instruction – SI là gì?

Shipping Instruction được viết tắt là SI, là một chứng từ quan trọng được cung cấp bởi nhà xuất khẩu (shipper) tới hãng tàu/ Forwarder. SI bao gồm các thông tin chi tiết về lô hàng và các hướng dẫn làm hàng. Để đảm bảo rằng bên giao nhận thực hiện vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của nhà xuất khẩu.

SI còn được dân trong nghề gọi là hướng dẫn làm hàng

Thông tin trên SI là căn cứ để hãng tàu phát hành vận đơn gốc (BILL gốc), do vậy thông tin trên SI phải dựa trên số liệu thực tế của lô hàng (khối lượng hàng hóa, số cont/seal, tính chất hàng hóa,…)

Vai trò và quan trọng của SI trong hoạt động vận chuyển hàng hóa

Khi đặt booking với hãng tàu, dù đã nhận vận chuyển hàng hóa của bạn nhưng hãng tàu vẫn chưa biết rõ về hàng hóa , những mong muốn, lưu ý đặc biệt của bạn về vận chuyển lô hàng. Do vậy SI giúp cho hãng tàu hiểu rõ hơn về hàng hóa của bạn, từ đó hãng tàu chuẩn bị việc làm hàng tốt hơn

Thêm vào đó, SI giúp thống nhất các thông tin trên chứng từ, thủ tục.Với vai trò quan trọng như vậy, cả hàng FCL và LCL thì Shipper cũng đều phải gửi SI cho hãng tàu.

2. Shipping Instruction gồm những gì?

Shipping Instruction gồm nhiều thông tin, những thông tin quan trọng sau đây cần được thể hiện :

• Số booking (Booking number) số này lấy trên Booking Confirmation
• Tên người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và người nhận thông báo khi hàng đến (Notify party)
• Tên con tàu vận chuyển hàng và Số chuyến (Vessel & voyage)
• Nơi nhận hàng ở nước xuất khẩu (Place of receipt)
• Cảng bốc hàng (Port of loading)
• Cảng dỡ hàng (Port of discharge)
• Nơi nhận hàng (Final destination)
• Số container (Container number)
• Số seal (Seal number)
• Mô tả chi tiết hàng hóa (Cargo description)
• Số lượng hàng hóa (Quantity)
• Trọng lượng và thể tích của hàng hóa (CBM) (Weight and measurement)
• Loại bill cần phát hành (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
• Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms) (prepaid or collect)
• Các ghi chú đặc biệt (nếu có)

Thông thường, nếu có nhiều loại mặt hàng, Shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (submit) thông tin cho phía hãng tàu/forwarder.

3. Hướng dẫn lập Shipping Instruction

Hiện nay, ta thường dùng 2 cách phổ biến để khai báo SI cho hãng tàu như sau:

Cách 1: Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu:

Đây là cách thường được dùng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Chúng ta truy cập vào Website của hãng tàu, vào mục submit SI và điền đầy đủ thông tin theo form của hãng tàu

Ví dụ form SI của hãng tàu World Class Shipping

• Ưu điểm: Cách này cho phép chúng ta khai báo và chỉnh sửa SI dễ hàng trên Web của hãng tàu, điều này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian thay vì sử dụng qua email
• Nhược điểm của cách này là: nếu website của hãng tàu bị lỗi hoặc đang bảo trì thì có thể khiến bạn trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta mất thêm thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email cho hãng tàu.

Đối với một số hãng tàu, họ sẽ yêu cầu submit thông tin SI qua email thay vì trên Website.

Cách 2: Khai báo SI qua email

Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc forwarder.

Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin chính xác từ shipper thì forwarder làm Shipping Instruction gửi tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)

Lưu ý khi lập Shipping Instruction

Thời hạn nộp SI phải trước thời thời gian SI cut-off trên Booking Confirm. Shipper nên gửi SI sớm để nếu có bị sai sót còn kịp thời chỉnh sửa. Nếu gửi sau thời gian này, Shipper bị phạt hoặc có thể bị rớt tàu do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành B/L.

4. Mẫu Shipping Instruction

Mỗi hãng tàu, shipper sẽ có Form SI khác nhau, nhưng chúng đều phải bao gồm các thông tin quan trọng ở phần 2. Dưới đây là một mẫu SI:

5. Quy trình xử lý SI sau khi được gửi đi

Sau khi Shipper gửi Shipping Instruction , hãng tàu/forwarder sẽ phát hành vận đơn nháp (Draft B/L) , gửi cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó. Thường thì Shipper sẽ nhận được vận đơn nháp trong vòng bốn tiếng sau khi submit SI. Nếu sau thời gian này có chỉnh sửa bill sẽ bị thu thêm phí điều chỉnh Bill khoảng trên dưới 50USD/lần tùy hãng tàu). Bản Draft B/L sau khi được Shipper xác nhận, hãng tàu sẽ lấy thông tin trên đó phát hành vận đơn gốc( Bill Of Lading)

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn