Vận đơn là do hãng tàu phát hành theo nội dung mà người bán gửi cho họ, do vậy ngay từ lúc gửi Chi tiết B/L (S/I), người bán đã phải lưu ý phần này để gửi cho đúng nội dung, tránh mất thời gian chỉnh sửa B/L nháp qua lại; hoặc nếu không phù hợp với yêu cầu của L/C, phải tốn phí tu chỉnh B/L.

1. Số bản gốc, bản copy:

Nếu L/C không quy định: tốt nhất là nộp đủ 3 bản gốc 3 bản copy

Nếu L/C quy định “At least two B/L:” thì phải nộp 2 bản gốc, một bản copy. (bản chính còn lại là gửi cho người NK để minh chứng người bán đã giao hàng)

2. Tên của vận đơn:

Nếu L/C yêu cầu là Bill of Lading thì tên phải là Bill of Lading

Nếu L/C yêu cầu là Sea Way Bill thì tên phải là Sea Way Bill

Tên không cần có chữ “ocean” hay “marine”.

3. Tên của shipper:

Theo cách hiểu và tập quán thông thường, tên của Shipper phải là tên của người XK – Expoter.

Trường hợp buôn bán hai bên:

Tên ghi ở ô shipper cũng chính là tên của người xuất khẩu Export, là tên của người bán Seller

Trong trường hợp buôn bán ba bên (qua trung gian)

* Sử dụng L/C chuyển nhượng. (lúc này có một Supplier, người đứng giữa – một Trader, và người mua cuối cùng – một Client): Tên của Shipper sẽ chính là tên của Supplier.

* Sử dụng L/C giáp lưng. (lúc này có một Supplier, người đứng giữa – một Trader, và người mua cuối cùng – một Client)

Theo L/C mà Trader mở cho Supplier, tên ghi ở ô Shipper trên B/L (trong bộ chứng từ mà Supplier gửi cho Trader) là tên của Supplier.

Theo L/C mà Client mở cho Trader, tên ghi ở ô shipper trên B/L (trong bộ chứng từ mà Trader gửi cho Client) là tên của Trader. Vì dùng L/C giáp lưng là do Trader muốn giấu tên của Supplier đi nên lúc này Trader đã đến hãng tàu để Switch B/L, đổi tên ghi ở ô Shipper từ tên của Supplier sang tên của mình.

Tóm lại, nếu bạn là một trader, chuyện kinh doanh của bạn là 3 bên, nếu L/C không có quy định gì khác, thì việc ghi tên Shipper như vậy là hợp lý và không bị ngân hàng bắt bất hợp lệ.

4. Tên của Consignee:

Thông thường khi thanh toán bằng L/C, ngân hàng Mở sẽ yêu cầu ghi ở ô consignee là tên của Ngân hàng Mở.

Mặt sau của vận đơn sẽ ký hậu theo 3 cách + 2 kiểu như người viết đã phân tích ở phần các loại vận đơn theo lệnh. Tóm lại, ngân hàng Mở hay L/C yêu cầu như thế nào thì mục này sẽ ghi như yêu cầu ấy.

Tên của Notyfy Party:

Ghi tên của người NK (người yêu cầu mở L/C)

4. Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến 

(thêm điểm lấy hàng nội địa nước XK và điểm giao hàng cuối cùng ở nội địa nước NK – nếu dùng vận tải đa phương thức)

Phải thể hiện đúng như L/C yêu cầu.

L/C yêu cầu cảng bốc là cụm cảng Tp. HCM: “Port of loading: HCMC Port”, thì trên B/L chỉ cần thể hiện tên bất cứ cảng nào nằm ở khu vực Tp. HCM (ví dụ Cảng Cát Lái, Cảng VICT…). Đối với cảng dỡ cũng cùng một cách hiểu như vậy.

Nếu L/C quy định cấm chuyển tải thì ngân hàng vẫn chấp nhận các chứng từ vận tải đa phương thức dù trên chứng từ này CÓ THỂ HIỆN CHUYỂN TẢI đã xảy ra, miễn là toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hoá (dù có sử dụng nhiều loại phương tiện vận tải) chỉ sử dụng một chứng từ vận tải đa phương thức duy nhất (miễn là hàng hoá được vận chuyển theo hành trình đã quy định trong L/C).

5. Mô tả hàng hoá – Description of goods.

Không cần mô tả chi tiết hàng hoá trên vận đơn. Phần này chỉ cần ghi đúng như những gì L/C yêu cầu. Phải khớp với các chứng từ khác như INV, PL, CO,…

Số lượng hàng hoá

B/L phải thể hiện đủ số ghi trên INV, và như L/C ghi.

L/C không cho phép giao hàng từng phần thì B/L phải thể hiện việc giao đủ số lượng đã quy định (nếu có sai số phải nằm trong dung sai cho phép đã quy định trong L/C)

6. Ngày xếp hàng lên tàu/Ngày tàu chạy/Ngày phát hành vận đơn.

Ghi rõ theo yêu cầu của L/C:

Laden on board date: Ngày xếp hàng lên tàu; chưa chắc/không phải là ngày tàu rời đi.

Shipped on board date: Ngày tàu chạy/rời khỏi cảng bốc.

L/C yêu cầu vận đơn phải ghi “on board” (hàng đã để trong hầm tàu) thì dòng chữ trên vận đơn ghi “on deck cargo” (đã chất lên boong tàu) sẽ không được chấp nhận.

Trường hợp trên B/L chỉ có ngày phát hành vận đơn mà không có ngày Laden on board hay Shipped on Board. Và L/C yêu cầu B/L phải là Laden on board B/L hay Shipped on board B/L, người XK muốn chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C (ngày cấp vận đơn sẽ trở thành ngày giao hàng như quy định trong L/C và hợp đồng mua bán) thì người XK phải yêu cầu hãng tàu thêm dòng chữ “Đã xếp lên tàu ngày…tháng… năm…: shipped (or laden) on board date…” và ký đóng dấu vào dòng chữ này, từ đó nó sẽ trở thành vận đơn hàng đã xếp lên tàu và có thể thanh toán được theo quy định trong L/C và hợp đồng mua bán. 

Để tránh những rắc rối thế này, đa phần hiện nay các hãng tàu đều có ghi đủ hai mục là ngày phát hành Issue Date và Laden on board date/Shipped on board date. Và hai mục này thường cùng một ngày.

Nếu L/C ghi “Received for shipment B/L acceptable” thì B/L không cần ghi ngày laden onboard/shipped on board”.

Nếu vận đơn ghi Ngày On board trước ngày Phát hành => Vận đơn sai tính pháp lý. Nên yêu cầu ký phát lại.

Nếu vận đơn ghi Ngày Shipped on board/Laden on board sau ngày Phát hành => Ngày giao hàng được hiểu là ngày phát hành B/L. Nhưng nếu L/C yêu cầu hai ngày này phải giống nhau thì người XK nên yêu cầu hãng tàu ghi ngày Phát hành B/L trùng với ngày Shipped on board/Laden on board để không bị ngân hàng bắt bất hợp lệ.

7. Người ký phát B/L.

Ghi theo yêu cầu của L/C. Thường B/L sẽ do một trong số các bên sau đây ký phát:

• Người chuyên chở-hãng tàu ký phát, thì sau chữ ký của hãng tàu phải thể hiện dòng chữ “As the carrier” hoặc tương đương
• Thuyền trưởng ký phát, thì sau chữ ký của thuyền trưởng phải thể hiện dòng chữ “As the Master” hoặc tương đương
• Đại lý của hãng tàu ký phát (FWD) thì sau chữ ký của FWD phải thể hiện dòng chữ “As agent for the carrier”.
• Người thay mặt thuyền trưởng ký thì sau chữ ký của người này phải thể hiện dòng chữ “On behalf of …, as the master”.

Nếu L/C yêu cầu cấp vận đơn sạch “Clean” thì trên vận đơn có/hoặc không có ghi rõ chữ “clean” đều được, chỉ cần không có những phê chú xấu nào về tình trạng của container/bao bì là được xem như hoàn hảo.

Nên nhớ B/L phải được xuất trình trong thời hạn xuất trình 21 ngày kể từ ngày phát hành B/L (nếu không có quy định gì khác)

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn