Bạn đang muốn tìm và lựa chọn dịch vụ hải quan để thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình?

Vậy bạn cần tham khảo cách tìm, chọn, và phối hợp với đối tác sao cho hiệu quả. Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày chi tiết những nội dung đó, bạn tham khảo nhé.

Dịch vụ hải quan là làm gì?

Đó là những công việc mà công ty dịch vụ thực hiện để hoàn thành việc làm thủ tục hải quan (gọi là thông quan) cho lô hàng xuất nhập khẩu của khách hàng. Để đổi lại, bên cung cấp sẽ được hưởng phí dịch vụ theo như thỏa thuận.

Hiện nay, dịch vụ hải quan ở Việt Nam có 2 hình thức chủ yếu là:

• Khai thuê hải quan: đơn vị hoặc cá nhân làm dịch vụ dùng giấy giới thiệu để thay mặt chủ hàng làm thủ tục thông quan. Bên dịch vụ không xuất hiện tên pháp nhân (hay cá nhân) trên chứng từ hải quan.
• Đại lý hải quan: công ty dịch vụ (cá nhân không được làm) đứng tên mình và dùng chữ ký số của mình để khai tờ khai, sao y chứng từ để nộp hồ sơ hải quan, theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý.

Mỗi hình thức nêu trên đều có ưu nhược điểm cho chủ hàng.

Tuy nhiên trên thực tế thì hiện nay đa số vẫn đang chọn hình thức khai thuê. Như công ty tôi hiện có cả 2 dịch vụ: khai thuê và đại lý, nhưng cả tôi và khách hàng, ít người mặn mà với dịch vụ đại lý.

Lý do chính là vì mảng đại lý hải quan chưa được quan tâm hỗ trợ đúng mức, và cũng chưa phát huy được tính ưu việt thực sự như kỳ vọng. Chủ hàng thì chưa yên tâm để bên dịch vụ thay mình đứng tên trên chứng từ, công ty dịch vụ cũng ngại trách nhiệm liên quan khi phải ký tên đóng dấu lên hồ sơ hải quan. Trong khi đó, các bước tiến hành thủ tục cũng chẳng khác hình thức khai thuê là mấy, thời gian làm thủ tục và cách giải quyết từ cơ quan hải quan cơ bản cũng không có gì ưu tiên hơn.

Vì thế theo tôi đánh giá, trong thời gian trước mắt, đa số chủ hàng và đơn vị dịch vụ vẫn tập trung vào hình thức khai thuê hải quan là chính.

Khi nào nên thuê dịch vụ hải quan? Khi nào thì nên tự làm thủ tục?

Không phải trường hợp nào chủ hàng cũng nên dùng dịch vụ thuê ngoài. Có những trường hợp công ty bạn nên tự làm thủ tục thì vẫn hơn.

Cụ thể, theo tôi nghĩ, công ty bạn không cần và cũng không nên thuê ngoài trong những trường hợp sau:

• Công ty bạn có bộ phận chuyên làm thủ tục, chẳng hạn có phòng logistics, hay bộ phận chuyên trách.
• Trong công ty có ai đó trước đây đã có kinh nghiệm về lĩnh vực này. Việc triển khai cũng không có gì là quá khó khăn, chỉ cần chuẩn bị một số bước nghiệp vụ là có thể tiến hành được.
• Công ty bạn muốn tiết kiệm chi phí tối đa, và cũng có sẵn người để tìm hiểu và tự làm thủ tục (có thể chỉ là kiêm nhiệm). Tôi biết một số công ty mới thành lập, và muốn tối giản chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu. Người chủ công ty, hoặc nhân viên sẵn sàng học hỏi để tự làm những công việc liên quan, trong đó có thủ tục thông quan hàng hóa. Bằng cách đó họ vừa biết thêm nghiệp vụ, vừa có thể tiết kiệm tiền (vốn dĩ cực kỳ quan trọng trong giai đoạn đầu khởi nghiệp). Chủ trương là họ sẽ vận động và tự làm thủ tục luôn. Và website này của tôi sẽ là nguồn thông tin hữu ích để tham khảo và tự học.

Cơ bản là 3 trường hợp tôi vừa nêu.

Những trường hợp còn lại thì thế nào? Thường họ là những công ty: không có bộ phận chuyên trách, cũng không có người có kinh nghiệm, và họ có thể trả một khoản phí nhất định để không cần phải tự làm hết mọi việc liên quan đến thủ tục.

Rõ ràng nếu nằm trong những trường hợp tôi vừa nêu, thì bạn nên xem xét việc thuê công ty dịch vụ làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình. Bạn sẽ thấy được những lợi ích rõ ràng của việc hợp tác với đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp,

• Yên tâm hơn về công việc vì đã có bên chuyên môn làm cho mình hầu hết các bước công việc. Bạn chỉ cần phối hợp một vài nghiệp vụ như: cung cấp chứng từ, ký tá giấy tờ, nộp thuế. Thậm chí tiền thuế cũng có thể chuyển tiền nhờ dịch vụ nộp thay, nếu đủ tin cậy.
• Đỡ mất nhiều thời gian tìm hiểu chi tiết từ đầu. Làm thủ tục cũng là một lĩnh vực khá phức tạp với người mới. Khi sử dụng đơn vị dịch vụ, thì bạn đỡ phải tìm hiểu chi tiết ngọn ngành, bởi họ sẽ làm, và hướng dẫn thêm cho bạn nếu cần. Tất nhiên bạn cũng nên nắm được sơ lược những bước chính để phối hợp với họ cho tốt.
• Tránh được những rủi ro sai sót nghiêm trọng khi lần đầu phải tự thực hiện các bước thủ tục. Những trục trặc do mới làm chưa quen sẽ rất dễ dẫn đến phát sinh thời gian, chi phí. Chẳng hạn, bạn truyền thông tin tờ khai bị sai, vào lỗi phải hủy tờ khai (ví dụ khai nhầm chi cục hải quan), thì thời gian để khắc phục mất một vài ngày là chuyện bình thường, chưa kể phải công văn giải trình, và có thể mất tiền phạt, hay tiền bồi dưỡng…
• Có thể giúp tiết kiệm chi phí về tổng thể trong nhiều trường hợp. Chi phí này có thể nhìn thấy ngay, chẳng hạn như chủ hàng ở Thanh Hóa mà phải ra Hải Phòng làm thủ tục, thì tiền ăn ở đi lại, có khi cũng vượt quá tiền thuê dịch vụ. Ngoài ra, còn những chi phí vô hình liên quan đến hao phí về thời gian, công sức, cơ hội, bố trí nhân sự… nếu bạn phải tự làm hết mọi thủ tục.

Tất nhiên, ngoài lợi ích dễ thấy, thì so với việc tự làm thủ tục, bạn cũng sẽ thấy có những điểm hạn chế cần cân nhắc trước khi sử dụng dịch vụ khai báo hải quan. Tôi xin nêu vắn tắt như sau:

• Bạn sẽ phải trả phí dịch vụ. Có lẽ đây là điểm khiến nhiều người suy nghĩ đắn đo hơn cả. Nếu giả sử dịch vụ mà miễn phí, thì chẳng chẳng ai đắn đo làm gì, phải không bạn?
• Không trực tiếp quản lý được một số chi phí phát sinh, thường là chi phí chi ngoài. Nguyên nhân có thể là do bên dịch vụ thiếu chuyên nghiệp, hoặc cố ý trục lợi theo kiểu “té nước theo mưa”.
• Ít nhiều rủi ro khi chủ hàng giao cho bên dịch vụ một số giấy tờ gốc như vận đơn, chứng nhận xuất xứ, giấy giới thiêu, thậm chí cả giấy ký khống. Thực ra đây chỉ là rủi ro nhỏ, vì gần như tất cả các chủ hàng hiện đang thuê dịch vụ đều làm như vậy. Mà ngay cả khi nhân viên công ty bạn cầm chứng từ gốc, thì cũng vẫn có rủi ro mất mát, chỉ có điều là người công ty thì về mặt tâm lý bạn thấy yên tâm hơn mà thôi. Tin tôi đi, khi làm với bên dịch vụ tin cậy một thời gian, chắc chắn bạn không còn ái ngại về vấn đề này nữa.
• Một chút rủi ro về bảo mật thông tin, bởi có thể đơn vị dịch vụ không giữ kín thông tin về những lô hàng hóa của công ty bạn, chẳng may rơi vào tay đối thủ cạnh tranh thì quả là bất lợi. Nói vậy nghe có vẻ hơi quan trọng hóa, vì thực tế nhiều năm qua tôi làm trong lĩnh vực dịch vụ này, cũng chưa thấy trường hợp khách hàng nào phàn nàn về việc bị lộ thông tin. Tôi cũng chẳng thấy có đối thủ nào của khách hàng của chúng tôi có ý định dò la hỏi tôi về thông tin lô hàng mà bên tôi đang thực hiện. Nói thế nghĩa là bạn cũng chẳng cần lo lắng làm gì.

Cơ bản vậy thôi, những điểm lợi ích và bất cập chính tôi đều đã nêu ở trên. Căn cứ vào tình hình và nhu cầu thực tế của công ty mà bạn chọn phương án thuê dịch vụ hay tự làm thủ tục thông quan. Cách nào cũng được, bạn không cần quá đắn đo. Chọn 1 cách rồi, không thấy phù hợp thì vẫn có thể đổi sang cách kia được mà.

Tìm & chọn đơn vị làm dịch vụ hải quan thế nào?

Một khi đã hiểu được 2 hình thức dịch vụ khai thuê hay đại lý, bạn cũng đã có hướng lựa chọn hình thức nào phù hợp cho mình.

Việc tiếp là lựa chọn công ty làm dịch vụ cho phù hợp.

Chẳng hạn, nếu lần đầu tiên làm thủ tục xuất nhập khẩu, có thể bạn cần tìm công ty có thế mạnh về khả năng tư vấn cho khách hàng mới. Vì ngoài kinh nghiệm của mình, họ cần biết cách giúp bạn hiểu thêm nghiệp vụ để phối hợp cho hiệu quả.

Về cách thức tìm kiếm, bạn cũng có thể sử dụng các kênh phổ biến như nhờ người quen giới thiệu, tra cứu danh bạ, hoặc nhanh hơn cả là tìm trên internet.

Với các cách như vậy bạn có thể xác định được một số đối tác tiềm năng. Hãy liên hệ với họ để hỏi thêm thông tin, và cho họ biết bạn muốn xuất nhập loại hàng gì, lượng hàng bao nhiêu, hàng qua cửa khẩu của tỉnh thành nào.

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa và các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn