Nên ký giấy tờ khống?

Trong quá trình làm thủ tục hải quan, để tiện cho nhân viên của mình, nhiều giám đốc DN thường kí sẵn (kí khống) vào các loại giấy trắng, chứng từ… sau đó nhân viên đi làm thủ tục hải quan tự điền / in nội dung vào các chứng từ đã kí sẵn.

Trong trường hợp công ty bạn thuê dịch vụ khai thuê hải quan. Có nên ký khống giấy tờ giao dịch với hải quan và các cơ quan khác và giao cho bên dịch vụ để họ thuận tiện trong công việc và tiết kiệm thời gian đi ký hồ sơ.

Cả hai lựa chọn đều có điểm lợi và hại. Ở đây tôi chỉ nêu rõ hai mặt, để bạn tham khảo:

1. Nếu ký giấy khống, sẽ rất thuận tiện cho bên công ty khai thuê hải quan làm việc, thường tiết kiệm thời gian. Trường hợp phải truyền sửa dữ liệu sẽ rất nhanh và bên dịch vụ xử lý gọn gàng sau khi thông báo cho bạn.

2. Nhược điểm, là cần biết quản lý giấy ký khống này như thế nào. Và về mặt pháp lý tôi cho đó là rủi ro vì rất có thể giấy khống này được sử dụng sai mục đích làm ảnh hưởng đến người ký và doanh nghiệp đứng tên.

Một là đảm bảo sự tin cậy nhất định: một vài lô hàng đầu hợp tác không ký ngay giấy khống. Sau những lần phối hợp tốt, tạo được sự tin cậy, lúc đó có thể dùng giấy ký khống cho thuận tiện.

Hai là, giấy khống ký ra cũng nên được theo dõi. Chẳng hạn, có đánh số (bằng bút chì, hoặc ghi chú nhỏ phía sau). Sau khi hoàn tất thủ tục, bên dịch vụ kiểm soát những giấy tờ này được sử dụng như thế nào: in tờ khai hải quan & phụ lục, in hỏng, in giấy giới thiệu (nếu hợp lý)…

Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó.

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Nghị định 31/2009/NĐ-CP, Thông tư 07/2010/TT-BCA về quản lý và sử dụng con dấu.

Dấu treo và dấu giáp lai mặc dù đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành tuy nhiên chúng không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đã ký.

Đóng dấu treo: Tại điểm 3 điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc đóng dấu treo như sau: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.

Đóng dấu giáp lai: Hiện nay việc đóng dấu giáp lai trên văn bản hành chính có nhiều tờ, nhiều trang chưa được thực hiện thống nhất, có cơ quan, tổ chức thực hiện, có cơ quan, tổ chức không thực hiện.

Khi vai trò, sự tồn tại của con dấu chỉ gây nên lãng phí, kém hiệu quả, rủi ro thì nên mạnh dạn xóa bỏ. Thay vào đó, cần luật chữ ký, chữ ký số, như thế giới đang áp dụng. Bỏ con dấu đi cũng không ảnh hưởng gì đến quản lý nhà nước bởi với Cổng đăng ký kinh doanh qua mạng hiện nay, tất cả DN, thông tin từ trụ sở, người đại diện, vốn điều lệ… được công khai, minh bạch. Mỗi DN đều được sử dụng hệ thống đó và có nghĩa vụ khi thay đổi người đại diện phải đăng ký, thông báo, giúp cho việc xác minh, kiểm chứng thuận lợi. Còn nếu đã thay đổi nhưng không đăng ký, cơ quan quản lý sẽ không xử lý hồ sơ cho DN. Như vậy vừa có thể giám sát, vừa nâng thêm khả năng hậu kiểm của các cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh.

Không có con dấu, tự thân mỗi lãnh đạo DN phải tạo thói quen kiểm tra lẫn nhau bằng cách liên hệ trực tiếp xem đối tác giao dịch là ai, có thẩm quyền như thế nào, vào hệ thống xem chữ ký có được bảo chứng không. Đó là tập quán và là sự an toàn cao nhất như thông lệ thế giới hiện nay, chứ không phải cứ chăm chăm vào con dấu, vốn rất dễ bị làm giả.

Việc ký thừa ủy quyền phải được thực hiện đúng theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010).

Cụ thể:
“Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.

Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn