Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc hiểu biết về chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình giao thương được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Trong bài viết dưới đây, Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ giới thiệu tổng quan về chứng từ xuất nhập khẩu, cũng như cung cấp chi tiết về bộ chứng xuất nhập khẩu (đây là những chứng từ cần có trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa)

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng, thanh toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Ý nghĩa, vai trò của chứng từ xuất nhập khẩu

• Là căn cứ để các bên liên quan thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
• Chứng minh quá trình giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua, bao gồm các thông tin về hàng hóa, phương thức vận tải, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng,…
• Là căn cứ để người bán yêu cầu người mua thanh toán tiền hàng.
• Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, mất mát,… bộ chứng từ xuất nhập khẩu là căn cứ để người bán khiếu nại, yêu cầu người mua bồi thường.

Phân loại chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ bắt buộc

Hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại
Vận đơn
Tờ khai hải quan
Phiếu đóng gói hàng hóa
Chứng từ thường xuất hiện
Giấy chứng nhận xuất xứ
Giấy chứng nhận kiểm dịch
Giấy bảo hiểm hàng hóa
Giấy phép nhập khẩu
Giấy phép xuất khẩu
Tín dụng thư
Chứng từ xuất nhập khẩu khác
Giấy kiểm định chất lượng
Giấy chứng nhận an toàn
Giấy chứng nhận kiểm tra phóng xạ
Giấy chứng nhận kiểm tra môi trường
Sắp xếp bộ chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào
Thứ tự khi sắp xếp chứng từ như sau:

Hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói hàng hóa (P/L)
Vận đơn
Tờ khai hải quan
Tín dụng thư (L/C)
Giấy phép xuất/ nhập khẩu
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận kiểm dịch (C/Q)
Giấy bảo hiểm hàng hóa

Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Đa số chứng từ xuất nhập khẩu là tiếng Anh vì vậy rất nhiều bạn chưa biết cách đọc như thế nào, dưới đây Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết với từng lại chứng từ:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng ngoại thương là chứng từ quan trọng bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán (nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó nhà xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho nhà nhập khẩu và nhận tiền, còn nhà nhập khẩu có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng.

Kết cấu hợp đồng ngoại thương: Gồm 3 phần

• Phần mở đầu

Tên và số hợp đồng
Thời gian lập hợp đồng
Thông tin người mua và người bán

• Phần nội dung

Mô tả hàng hóa: Chất lượng, giá cả, số lượng, đơn vị tính, đóng gói, đơn giá, tổng tiền lô hàng
Điều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm, phương thức vận chuyển, cảng xuất, cảng nhập,…

• Phần cuối

Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng
Chữ ký và đóng dấu của đại diện mỗi bên
Những lưu ý khi soạn hợp đồng ngoại thương:

• Do những trở ngại như khoảng cách địa lý, bất đồng ngôn ngữ nên hai bên cần phải đạt được thỏa thuận trước khi kí kết hợp đồng, nếu có sự thay đổi thì đôi bên sẽ mất thêm nhiều chi phí.
• Khi đàm phán hợp đồng cần thống nhất tất cả các vấn đề có liên quan. Các điều khoản mà pháp luật các bên cấm thì không được nêu, vì việc các bên quy định khác nhau sẽ dẫn đến hợp đồng vô hiệu.
• Hợp đồng nên ghi rõ như vậy, tránh sử dụng những từ ngữ tối nghĩa hoặc có nhiều cách hiểu khác nhau trong trường hợp có tranh chấp.
• Người ký và đóng dấu phải có thẩm quyền, nếu không thì hợp đồng vô hiệu.
• Nếu bên đối phương soạn thảo hợp đồng ngoại thương, cần đọc kỹ và hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, tránh vi phạm hợp đồng, thêm bớt điều khoản để có lợi cho mình, tránh rơi vào trường hợp sai sót, bất lợi.
• Ngôn ngữ được sử dụng phải là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo hoặc có thể sử dụng hợp đồng song ngữ.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là hóa đơn do người bán lập, chứng minh thông tin về việc bán hàng giữa người bán và người mua.

Nội dung của hóa đơn thương mại

Thông tin người bán, người mua
Hàng hóa
Cơ sở điều kiện giao hàng
Điều kiện thanh toán và trao chứng từ
Chi tiết về vận tải
Các thông tin khác
Chức năng của hóa đơn thương mại

Thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế XNK và bảo hiểm
Khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền, nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động XNK
Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại
Nếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu, thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền.

• Phân loại:

Hóa đơn tạm thời
Hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn xác nhận
Hóa đơn lãnh sự
Hóa đơn chi tiết
Hóa đơn hải quan
Chứng từ thương mại
Phân loại:

• Chứng từ vận tải

Vận đơn đường biển
Chứng từ vận tải đa phương thức
Biên lai gửi hàng đường biển
Vận đơn hàng không
Chứng từ vận tải các phương thức khác

• Chứng từ bảo hiểm

Bảo hiểm đơn
Giấy chứng nhận bảo hiểm
Hợp đồng bảo hiểm

• Chứng từ hàng hóa

Hóa đơn thương mại
Giấy chứng nhận xuất xứ
Phiếu đóng gói
Giấy kiểm định
Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng
Các chứng từ khác

• Chứng từ tài chính: Hối phiếu, lệnh phiếu, SEC

Phiếu đóng gói hàng (Packing List)
Khái niệm: Phiếu đống hói hàng hóa là chứng từ do người bán lập, ghi thông tin về hàng hóa được đóng gói.

Chức năng:

Sắp xếp kho chứa hàng.
Bố trí được phương tiện vận tải.
Bốc hàng dùng thiết bị chuyên dụng như máy móc hay thuê công nhân.
Đóng gói hàng khi có trường hợp kiểm hóa
Nội dung:

Thông tin người mua, người bán.
Cảng xếp hàng, dỡ hàng.
Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.
Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóa
Số hiệu hợp đồng.
Điều kiện giao hàng.
Vận đơn (Bill of Lading)
*Vận đơn đường biển

Khái niệm: Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở.

Chức năng

• Là biên lai nhận hàng
• Là bằng chứng của việc sở hữu hàng hóa
• Là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển

Có thể chuyển nhượng vận đơn đường biển.
Được phát hành 3 bản gốc nên cần kiểm soát trọn bộ 3 bản gốc đã phát hành.
Phân loại:

• Căn cứ vào tình trạng bốc xếp hàng lên tàu

Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, on Board, shipped, laden on Board, laden)
Vận đơn nhận hàng để chở

• Căn cứ vào phê chủ trong vận đơn

Vận đơn hoàn hảo
Vận đơn không hoàn hảo

• Căn cứ vào tính chất pháp lý về sở hữu hàng hóa

Vận đơn gốc
Bản sao vận đơn

• Căn cứ vào tính lưu thông của vận đơn

Vận đơn đích danh
Vận đơn theo lệnh
Vận đơn vô danh

• Căn cứ vào phương thức thuê tàu

Vận đơn tàu chợ
Vận đơn tàu chuyến

• Căn cứ vào hành trình chuyên chở

Vận đơn đi thẳng
Vận đơn chở suốt
Nội dung:

Thông tin cơ bản về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…
Thông tin về người vận tải, người gửi và người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về phương thức vận tải: Phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…
Thông tin về điều kiện vận tải: Điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…

• Vận đơn hàng không
• Là chứng từ vận chuyển hàng hóa và là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc đã tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Khái niệm: là chứng từ khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.

Nội dung chính:

Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá,…
Thông tin về người khai hải quan: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về phương thức vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…
Thông tin về điều kiện vận tải: điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…
Tín dụng thư (L/C)
Khái niệm: là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, cam kết thanh toán cho người bán khi người bán đáp ứng được các điều kiện quy định trong thư tín dụng.

Nội dung:

Thông tin về người mở thư tín dụng, người thụ hưởng và ngân hàng phát hành: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng,…
Thông tin về giá cả, phương thức thanh toán,…
Thông tin về vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…
Thông tin về các loại chứng từ cần thiết để xuất trình để nhận tiền thanh toán.
Các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của tín dụng thư,…
Giấy phép xuất nhập khẩu
Khái niệm: là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho phép xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa.

Nội dung:

Thông tin về người được cấp phép: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về loại hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…
Thông tin về phương thức xuất nhập khẩu: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…
Thông tin về thời gian hiệu lực: thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc của giấy phép xuất nhập khẩu.
Các điều kiện khác như điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu,…
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Khái niệm: là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa.

Nội dung:

Thông tin về người cấp CO, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…
Thông tin về xuất xứ hàng hóa: nước xuất xứ, cơ sở xác định xuất xứ hàng hóa,…
Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận xuất xứ,…
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q)
Khái niệm: là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa.

Nội dung:

Thông tin về người cấp giấy chứng nhận kiểm dịch, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…
Thông tin về kiểm dịch: kết quả kiểm dịch, kết luận về tình trạng kiểm dịch,…
Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận kiểm dịch,…
Giấy bảo hiểm hàng hóa (COA)
Khái niệm: là chứng từ xác nhận an toàn của hàng hóa.

Nội dung:

Thông tin về người bảo hiểm và người được bảo hiểm: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…
Thông tin về vận chuyển: phương thức vận tải, tuyến đường vận tải,…
Thông tin về bảo hiểm: mức bảo hiểm, các rủi ro được bảo hiểm,…
Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy bảo hiểm,…

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn