Việc để được thanh toán, trước khi chứng từ xuất trình thanh toán, nhà xuất nhập khẩu phải thực hiện theo đúng nguyên tắc được đề ra của mỗi chứng từ đó. Việc soạn thảo và kiểm tra chứng từ xuất trình thanh toán theo L/C được xem là phù hợp nếu toàn bộ chứng từ đồng thời:

(1) Thống nhất với nhau;

(2) Phù hợp với các điều khoản của L/C

(3) Phù hợp với quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) được dẫn chiếu trong thư tín dụng

(4) Phù hợp với Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ  (ISBP) 

1.Hối phiếu-chứng từ xuất trình thanh toán quan trọng

Mặc dù là chứng từ ít được đề cập trong các nghiệp khác khi hoạt động xuất nhập khẩu những hối phiếu lại là chứng từ xuất trình thanh toán quan trọng.

• Phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát
• Ngày ký phát hối phiếu phải trùng hoặc sau ngày Bill of Lading và trong thời hạn hiệu lực của Thư tín dụng
• Số tiền ghi trên hối phiếu phải nằm trong trị giá của L/C, số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp với nhau 
• Thời hạn ghi trên hối phiếu đúng như L/C (ghi “At sight” nếu là thanh toán trả ngay hoặc “at… dáy sight” nếu là thanh toán có kỳ hạn)
• Thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu” Tên và địa chỉ của người ký phát, người trả tiền 
• Số L/C và ngày phát hành L/C
• Ký hậu hối phiếu (nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến Ngân hàng thì mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của Ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của Ngân hàng thông báo.

2.Hóa đơn thương mại

• Số bản được xuất trình 
• Thông tin về các bên liên quan như tên, địa chỉ, người đại diện
• Chữ ký xác nhận của người thụ hưởng
• Số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa
• Số L/C và ngày phát hảnh L/C

3.Vận đơn

• Số bản được phát hành
• Loại vận đơn: Sạch, đã xếp hàng lên tàu, bản gốc…
• Người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo
• Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện chuyển tải
• Mô tả hàng hóa, ký mã hiệu, số lượng, số kiện, trọng lượng,…
• Cước phí 
• Số L/C và ngày phát hành L/C
• Ngày giao hàng, ngày ký phát vận đơn
• Tính xác thực của vận đơn (chữ ký của người chuyên chở, tư cách pháp lý của người ký)

4.Chứng từ bảo hiểm

Trường hợp hai bên mua bán hàng hóa có thỏa thuận khi mua bảo hiểm cho hàng hóa thì chứng từ bảo hiểm trở thành chứng từ xuất trình thanh toán

• Loại chứng từ bảo hiểm: Đơn bảo hiểm hay Giấy chứng nhận bảo hiểm
• Số bản chính được xuất trình
• Loại tiền tệ và số tiền bảo hiểm
• Mô tả hàng hóa
• Số L/C và ngày phát hành L/C
• Thông tin về vận chuyển: Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải, tên tàu…
• Tên cơ quan giám định tổn thất, nơi khiếu nại và giải quyết bồi thường
• Điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm 
• Việc chuyển nhượng quyền lợi bảo hiểm (ký hậu)
• Ngày lập chứng từ bảo hiểm phải trước hoặc trùng ngày Vận đơn
• Tính xác thực của chứng từ bảo hiểm

5.Phiếu đóng gói

• Số bản được xuất trình
• Thông tin về các bên liên quan như tên, địa chỉ, người đại diện
• Có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không
• Số lượng, trọng lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa 
• Số lượng L/C và ngày phát hành L/C

6.Giấy chứng nhận xuất xứ

• Loại C/O (form E, form D…)
• Tên, địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo
• Chi tiết về vận tải trên C/O: Nước đi, nước đến, tên phương tiện (tên tàu, số chuyến). số vận đơn
• Xuất xứ hàng hóa 
• Tên hàng, quy cách hàng, số lượng, trọng lượng, ký mã hiệu… phải đồng nhất với các chứng từ khác
• Số và ngày Invoice trên C/O phải trùng với số và ngày của Commercial invoice
• Quy tắc xuất xứ hàng hóa (WO, CC, CTH, RVC…%)
• Xác nhận của Cơ quan cấp C/O theo quy định của L/C
• Phần xác nhận của người xin cấp C/O

7.Chứng từ khác

Bên cạnh các chứng từ phía trên, đơn vị yêu cầu thanh toán có thể yêu cầu một số chứng từ xuất trình thanh toán khác dưới đây.

• Các chứng từ  chứng nhận hun trùng, kiểm dịch, kiểm định… phải được lập hoặc có xác nhận ngày tiến hành kiểm dịch/ kiểm định/ chứng nhận… trước ngày giao hàng và phải tuân thủ theo quy định trong L/C. Người cấp các loại giấy chứng nhận này là bên thứ 3 như công ty giám định, công ty khử trùng, các chi cục kiểm dịch,… 
• Hóa đơn bưu điện gửi 1/3 bộ chứng từ thanh toán theo L/C: ngày nhận chứng từ phải nằm trong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ
• Các điện, fax thông báo giao hàng: thời hạn thông báo phải phù hợp với quy định L/C.

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu mà không đủ nhân lực hoặc chưa có kinh nghiệm thực hiện, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. 

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn